Retningslinjer om god databehandlingsskik

Anvendelsesområde

 

Retningslinje om de registreredes rettigheder er udarbejdet i overensstemmelse med kravene i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (betegnet ”forordningen” i det følgende) og gælder for alle ansatte på Johannesskolen, der behandler personoplysninger.

 

Formål

 

Formålet med disse retningslinjer er at sikre, at Johannesskolen behandler personoplysninger i overensstemmelse med god databehandlingsskik.

 

Definitioner

 

Personoplysninger er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (den registrerede). Ved identificerbar fysisk person forstås en fysisk person, der direkte eller indirekte kan identificeres, navnlig ved en identifikation som f.eks. et navn, et identifika-tionsnummer, lokaliseringsdata, eller et eller flere elementer, der er særlige for denne fysiske persons fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet.

Den registrerede er den fysiske person, som personoplysningerne vedrører, fx medarbejdere, elever, leverandører, samarbejdspartnere og andre.

Behandling af personoplysninger skal fortolkes bredt. Begrebet ”behandling” dækker over enhver aktivitet eller en række af aktiviteter, som personoplysninger gøres til genstand for. Det kan fx være indsamling, registrering, organisering, systematisering, opbevaring, ændring, søgning, formidling og sletning.

Almindelige/fortrolige personoplysninger er alle oplysninger om en identificeret eller identificerbar person, fx navn, adresse, CPR-nummer, e-mail, telefonnummer, betalingsoplysninger.

Følsomme personoplysninger er oplysninger om helbredsforhold, fagforening, racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, seksuelle forhold og genetiske oplysninger.

Dataansvarlig er den person eller myndighed/organisation, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger.

Databehandler er den, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne – dvs. arbejder under instruks af den dataansvarlige. Databehandler er i henhold til forordningen forpligtet til at føre fortegnelse over behandlingskategorier, der føres på vegne af den dataansvarlige.

 

God databehandlingsskik

 

Johannesskolen skal sikre, at vi behandler personoplysninger på en lovlig, rimelig og gennemsigtig måde.

 

  • Lovlig henviser til, at Johannesskolen sikrer, at der er et lovligt hjemmelsgrundlag, se endvidere retningslinje om behandlingsgrundlag (GDPR).
  • Rimelig henviser til, at Johannesskolen kun må behandle personoplysninger, hvis behandlingens formål med rimelighed ikke kan opfyldes på anden måde.
  • Gennemsigtig indebærer, at Johannesskolen skal oplyse den registrerede om den behandling, vi foretager om vedkommende. Behandlingen af personoplysninger skal således ske på en åben og oplyst måde (GDPR).

 

Formålsbegrænsning

 

Når der indsamles oplysninger, skal Johannesskolen gøre sig klart, hvilke formål oplysningerne indsamles til, og det skal være saglige formål. Vi må således ikke indsamle oplysninger med den begrundelse, at det måske senere kan vise sig nyttigt at være i besiddelse af oplysningerne.

 

Dataminimering

 

Når Johannesskolen behandler personoplysninger, skal vi sikre, at behandlingen begrænses til det, der er nødvendigt for at opfylde formålet.

 

Vi skal således vurdere, om det konkrete formål kan opfyldes ved at behandle færre personoplysninger.

 

Opbevaringsbegrænsning

 

Personoplysninger skal slettes eller gøres anonyme, når det ikke længere er nødvendigt for Johannesskolen at have oplysningerne.

 

Integritet og fortrolighed

 

Johannesskolen skal beskytte oplysningerne mod uautoriseret eller ulovlig behandling, ligesom det skal sikres, at oplysninger ikke går tabt eller bliver beskadiget. Dette sikrer vi ved at etablere passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

 

Johannesskolen må således ikke behandle personoplysninger, førend det er sikret, at der er tilstrækkelig sikkerhed til stede ved behandlingen.

 

Kontrol og dokumentation

 

Johannesskolen skal sikre, at der løbende foretages en dokumenteret kontrol af, at denne retningslinje efterleves.

 

Fremlægges for Johannesskolens bestyrelse. Johannesskolen dokumenterer:

  • At vi har et lovligt formål med behandlingen af personoplysninger
  • At vi overholder kravene til god databehandlingsskik
  • At den løbende kontrol overholdes